Kertas Bego dan Temen-temennya: Cara Gw Mengorganisir Kehidupan dan Menjaga Produktivitas

Gw punya ide dan keinginan buat nulis ini saat gw ngobrol2 sama anak2 mahasiswa baru 2008 buat kenalan (plus minta TTD sbg bukti udah kenalan). Gw lupa pertanyaan dia itu apa, tapi pokoknya gw tiba2 jadi kepengen nge-share cara gw menata (meng-organize) perjalanan kehidupan gw yang kacau balau gini..

Sama kaya semua manusia pada umumnya, gw juga punya kehidupan (ya iya lah!). Terus juga gw sama kaya anak Fasilkom lainnya, punya jutaan (lebay, of course!) tugas kuliah yang harus diselesaikan. Juga punya berbagai amanah, hobi, kegiatan sampingan, kerjaan bisnis, serta kegiatan iseng dan hiburan. Belum lagi berbagai kerjaan yang harus dipikirin supaya kerjaan itu selesai (nah loh bingung kan? hehe)..

Apalagi gw manusia cuma manusia biasa (bukan Radja loh ya) yang cuma punya waktu 24 jam untuk menjaga semua kegiatan, tugas, dan amanah gw agar bisa berjalan dengan optimal satu sama lainnya. Dan kalau dihitung-hitung, semua kehidupan dan kewajiban yang harus diselesaikan oleh kita itu bisa jadi lebih dari 24 jam sehari. Bahkan beberapa kali gw sering merasakan kondisi yang sering ustadz2 bilang: kewajiban kita lebih banyak dari waktu yang tersedia, yaitu kehabisan waktu buat menyelesaikan berbagai tugas gw!

Pelan-pelan, seiring dewasanya diri gw, seiring dengan pelajaran2 manajemen kehidupan yang gw ambil sambil jalan, seiring dengan inspirasi yang gw dapet dari temen-temen terdekat maupun dari tokoh2 idola gw, dan seiring dengan pengennya gw menjadi manusia yang lebih baik lagi, gw menemukan cara gw sendiri untuk mengatur hidup gw.

Tetep sih.. Cara yang gw temukan itu belum optimal-optimal banget. Masih sering gw keteteran, masih sering gw ngerasa nggak well-organized, dan hal-hal yang kaya gitu juga sering dateng. Tapi paling nggak, cara gw ini membantu hidup gw supaya berjalan lebih baik lagi. Dan gw pengen sharing ini, syukur2 bisa bermanfaat, meskipun tiap orang pasti punya kehidupan dan sifat yang berbeda2, jadi cara gw ini belum tentu berhasil diterapkan pada teman-teman.

Dan inilah dia:

#1 Bikin to-do-list, #2 Punya agenda kegiatan, #3 Catet hal-hal kecil!

Ketiga poin ini gabung jadi satu karena gw mau kasih gambar tiga buah benda yang bikin gw melakukan hal2 di atas.

Stupid Paper alias Kertas Bego

Apakah kertas putih kumal dengan tulisan dicorat-coret itu? Kertas ini namanya stupid paper, yang diperkenalkan oleh Agung di salah satu rapat BPH BEM Fasilkom. Intinya, kertas ini berisi berbagai hal-hal yang harus kita lakukan. Yah, semacam to-do-list gitu lah, kalo ada to-do baru dituliskan, yang udah selesai boleh dicoret. Semua hal yang harus kita lakukan harus ditulis di sini. Dari hal-hal besar yang harus diselesin dalam jangka waktu lama kaya: ngerjain laporan KP atau bikin LPJ, sampe hal-hal kecil kaya: SMS anu, ngobrol sama dia tentang sesuatu, itu harus ditulisin di stupid paper ini. Gw sendiri nyimpen stupid paper ini di dompet gw, supaya nggak hilang atau tercecer.

Lebih dari sekedar to-do-list biasa, stupid paper ini memberi efek dan manfaat yang luar biasa daripada to-do-list yang biasa ada di hape, komputer, maupun dengan media2 lain. Kenapa?

1. Kertas itu murah, jadi kalo hilang nggak kenapa2, tinggal ambil kertas baru lagi. Paling pusing sedikit nginget2 to-do-list yang ada.. Bayangin kalo to-do-list yang ada di komputer hilang sekomputer-komputernya!
2. Akses buat nulis dan baca to-do-list itu gampang dan cepat. Kalo di hape itu kita harus buka hapenya dulu, nunggu loading dulu, terus buat nulisnya pake repot ngetik dulu. Apalagi di komputer. Kalo di kertas, tinggal ambil, buka lipatannya, ambil pulpen, terus nulis, atau terus coret yang udah selesai.
3. Kita punya gambaran menyeluruh tentang apa saja yang harus kita lakukan maupun yang udah kita kerjakan. Kalo kertasnya dibuka lebar, semua tulisan kelihatan kan? Efek psikologisnya bisa mendorong kita supaya segera mengerjakan to-do-to-do tersebut, karena to-do berikutnya sudah terlihat menanti.
4. Rasa puas kalo ngeliat to-do-list kita udah banyak coretannya, artinya tugas2 yang harus kita kerjain tuh udah selesai.. Beneran deh.. Khususnya buat to-do-to-do hal2 besar, lama, dan repot. Kalo udah kita coret, wah, rasanya buangga buanget loh!

Oh iya, gw juga punya satu to-do-list lagi, yaitu di laptop gw. To-do-list itu ada di Google Desktop Sidebar di sebelah kanan desktop laptop gw. To-do yang ada di sini tuh saling ngelengkapin dengan to-do yang ada di stupid paper, meskipun rata2 to-do yang ada di sini itu to-do yang hanya bisa dikerjakan lewat komputer kaya bales email, bikin postingan di blog, dan sejenisnya.

Nah, itulah cara gw #1: Bikin to-do-list (dan kemudian diselesaikan dong!)

Agenda di hape

Yak, ini juga satu hal yang penting banget buat meng-organize hidup gw. Jadwal rapat, janji ketemuan sama orang, jadwal ngerjain tugas kuliah, kapan ujian, kapan deadline tugas kuliah, kapan presentasi, kapan ada acara, kapan ada undangan, kapan sahabat2 gw ulang tahun, kapan gw harus melakukan sesuatu, gw catet semua di agenda di hape gw. Makanya gw sering banget bilang kalo agenda di hape gw tuh sekretaris pribadi gw, karena dialah yang mengatur jadwal2 penting gw (hahaha, padahal dia mah cuma nampung doang, gw yang ngatur2 sendiri). Hmm, jadi kepengen nih punya sekretaris pribadi..

Sedikit cerita, sebelum gw punya hape Nokia 6230i yang gw pake sekarang ini, gw kan makenya hape Nokia 2100. Karena di hape lama nggak ada fitur kalender, gw punya buku Agenda UI. Tapi sejak ada hape 6230i yang lebih canggihan, gw nyatet semua agenda gw di hape jadinya.

Punya agenda kegiatan adalah cara gw #2.

Buku catatan

Buku catatan (notebook) warna coklat dengan kover yang imut itu harganya kalo ga salah cuma 6ribu rupiah. Lihat ukurannya yang cuma segede hape, jadi muat di kantong gw. Buku ini selalu gw usahakan ada di saku samping-kiri celana gw. Bersama dengan pulpen yang gw taruh di saku samping-kanan itu, gw selalu menulis hal-hal kecil yang kepikiran di otak gw dengan segera, misalnya: ide tulisan, nyatet2 informasi yang gw dapet di tengah jalan, nulis berbagai macam hal yang aneh sekalipun yang kepikiran di otak gw, nulis ide yang gw dapet tentang apapun, dan sejenisnya. Manusia itu kan cenderung mudah lupa, jadi buku ini menampung apapun yang otak gw keluarkan. Kali-kali aja di antara tulisan ide yang ada, beberapa di antaranya bisa diimplementasikan dan menjadi bermanfaat. Itu kunci #3 gw: Catet hal-hal kecil!

Nah, itu dia beberapa cara gw mengatur kehidupan gw, supaya gw bisa maksimal: maksimal produktifnya, maksimal ngasih manfaat buat orang lainnya, maksimal gw dapet manfaatnya, maksimal pahalanya, maksimal senengnya, dan maksimal-maksimal lainnya yang bagus.

Tiga cara di atas itu sebenernya masih harus dilanjutkan dengan 3 cara lagi, supaya 3 cara di atas tuh bukan sekedar jadi tempat nulis doang tanpa ada aksi nyata yang bisa memperbaiki pengaturan kehidupan kita. Gw nemu masih ada 3 cara lagi yang gw masih belajar untuk melakukannya supaya hidup kita bener2 maksimal. 3 cara itu adalah: susun prioritas, fokus, dan nggak nunda-nunda.

Susun prioritas: urutan mana yang harus dikerjakan duluan adalah penting-mendesak, lalu tidak penting-mendesak, lalu penting-tidak mendesak, dan terakhir tidak penting-tidak mendesak.

Fokus: Setiap orang pasti nggak bisa mengerjakan banyak hal sekaligus, atau loncat-loncat sebelum satu hal selesai, ngerjain hal lain, kalo mau mendapat hasil yang optimal. Makanya harus dikerjain satu dulu, setelah selesai, baru pindah ke yang lain. Gimana milih satu kerjaan itu? Lihatlah urutan prioritasnya. Atau kalo gw sih kerjain mana yang lebih gampang dulu.

Nggak nunda-nunda: never put off till tomorrow what you can do today. Itu kalimat mutiara di bawah buku tulis yang gw inget banget sejak SD sampe SMA. Kalo kita nunda mengerjakan sesuatu yang harusnya bisa kita kerjakan segera, efeknya bakal jelek banget di belakang. Pengalaman sudah membuktikan, iya kan?

Penutup

Nah, demikianlah teman-teman, beberapa cara yang gw lakukan untuk menjaga supaya waktu kita yang terbatas cuma 24 jam sehari dan 7 hari seminggu ini bisa dimanfaatkan secara maksimal untuk mengerjakan berbagai hal-hal bermanfaat. Cara ini mungkin saja bukan cara terbaik, dan tentu saja belum tentu cocok dengan cara temen-temen. Jadi, kalau temen-temen punya cara temen-temen sendiri, tolong dibagi2 ya, supaya saya bisa belajar juga.